Instrucciones de Solicitud: Por favor, postúlese directamente en ****

• Este rol se centra en el apoyo administrativo dentro de un estudio creativo, manejando la gestión de calendario, comunicaciones con clientes, facturación y organización de archivos. El candidato desempeñará un papel clave en asegurar que las operaciones diarias transcurran sin problemas, colaborando estrechamente con el diseñador principal en un entorno dinámico y orientado a los detalles.

Acerca del Empleador:

El cliente es un estudio de diseño de interiores en crecimiento con sede en EE. UU. que se especializa en crear espacios cálidos y personalizados para clientes residenciales y comerciales boutique. Desde tableros de inspiración hasta el estilismo final, la marca es conocida por combinar función y estética de una manera que refleja la personalidad de cada cliente. A medida que el estudio se expande, el equipo busca un Asistente Administrativo VA confiable y orientado a los detalles para ayudar a optimizar las operaciones internas y las comunicaciones con los clientes.

Valores fundamentales de la empresa:

• Las Personas Primero: Diseñamos para las personas, no para tendencias
• Los Detalles Importan: La precisión y el pulido son parte de nuestro oficio
• Propietario del Proceso: Cada proyecto es una colaboración. Valoramos la responsabilidad
• Aprender y Adaptarse: Mantenemos la curiosidad, la apertura y siempre estamos mejorando

Objetivos de este rol:

• Proporcionar un apoyo administrativo de alta calidad que asegure que el equipo de diseño permanezca organizado, la comunicación con los clientes sea oportuna y profesional, y los procesos internos funcionen sin problemas. El Asistente Administrativo VA gestionará la programación, documentos y tareas diarias que permitan al equipo creativo concentrarse en ofrecer un excelente trabajo de diseño.

Responsabilidades:

• Gestionar bandeja de entrada, calendario y programación de citas para el diseñador principal
• Responder a las consultas de los clientes y hacer seguimiento sobre hitos del proyecto o próximos pasos
• Crear y organizar carpetas de proyectos, cronogramas y documentos de incorporación de clientes
• Preparar facturas, estimaciones y propuestas utilizando plantillas
• Mantener bases de datos para contactos de proveedores, seguimiento de inventario y registros de clientes
• Asistir en la recopilación de presentaciones de diseño, tableros de inspiración y listas de compras
• Actualizar tableros de tareas y listas de verificación en herramientas como Trello o Notion
• Manejar tareas de asistente personal para el diseñador principal (reservar viajes, pedir suministros, etc.)
• Generar informes de estado semanales para proyectos de clientes en curso

• Más de 2 años de experiencia en roles de asistente administrativo o ejecutivo (virtual o en oficina)
• Fuertes habilidades de comunicación verbal y escrita en inglés
• Altamente organizado con excelentes habilidades de gestión del tiempo y priorización
• Cómodo con el manejo de correos electrónicos, formateo de documentos y sistemas de archivos en línea (Google Drive, Dropbox)
• Familiaridad con Trello, Notion o herramientas similares de gestión de proyectos
• Competente en hojas de cálculo (Google Sheets o Excel)
• Capaz de trabajar de manera independiente, anticipar necesidades y adaptarse a cambios

Deseable:

• Experiencia trabajando en industrias creativas como diseño de interiores, arquitectura o puesta en escena de casas
• Familiaridad con Canva, PowerPoint o Adobe para soporte básico de presentaciones
• Conocimientos básicos de plataformas de facturación como QuickBooks, HoneyBook o Wave
• Experiencia coordinando con clientes o proveedores a través de correo electrónico y aplicaciones de chat
• Conocimiento de Pinterest, Instagram o Houzz para programación ligera de contenido o búsqueda de inspiración