Asisten Eksekutif/Spesialis Manajemen Proyek berperan penting dalam menangani dan menyelesaikan proyek-proyek khusus yang ditugaskan, meningkatkan produktivitas Kepala Negara, memastikan pelaksanaan inisiatif strategis yang lancar, dan mendorong efisiensi organisasi. Asisten Eksekutif bertindak sebagai pondasi untuk keunggulan operasional, memungkinkan Kepala Negara fokus pada menggerakkan visi dan tujuan perusahaan.

Tanggung Jawab Utama:

Manajemen Proyek Internal

• Memimpin dan mengelola proyek internal, memastikan keselarasan dengan tujuan organisasi dan bahwa proyek selesai dalam waktu, ruang lingkup, dan anggaran.
• Berkolaborasi dengan pemimpin tim dan departemen lintas fungsi untuk memastikan penyelesaian proyek tepat waktu dan pemanfaatan sumber daya yang efektif.
• Mengawasi kemajuan proyek khusus yang ditugaskan oleh Kepala Negara, memberikan pembaruan dan solusi sesuai kebutuhan.
• Mengidentifikasi peluang untuk meningkatkan efisiensi operasional dan berkontribusi pada penentuan strategi baru untuk mencapai tujuan bisnis.

Dukungan Eksekutif

• Mengantisipasi kebutuhan Kepala Negara dan secara proaktif mengidentifikasi area di mana dukungan atau perhatian tambahan diperlukan.
• Mengawasi aktivitas harian Kepala Negara (manajemen kalender, manajemen perjalanan, manajemen biaya), memastikan prioritas terpenuhi dan tenggat waktu dipatuhi.
• Bertindak sebagai penghubung antara Kepala Negara, tim internal, dan pemangku kepentingan eksternal untuk memfasilitasi komunikasi dan kolaborasi yang efektif.

Rapat dan Pelaporan

• Menyiapkan agenda, presentasi, dan bahan untuk rapat, memastikan semua peserta diberitahu dan siap.
• Mencatat diskusi rapat dan menindaklanjuti item tindakan untuk memastikan penyelesaian tepat waktu.
• Menghasilkan laporan reguler, ringkasan, dan pembaruan untuk Kepala Negara dan pemangku kepentingan mengenai proyek dan inisiatif yang sedang berlangsung.

Dokumentasi dan Komunikasi

• Memelihara catatan, dokumen, dan laporan yang terorganisir dan terkini.
• Menyusun dan menyebarkan komunikasi atas nama Kepala Negara kepada mitra, pemangku kepentingan, dan tim internal.

Persyaratan

• Latar Belakang Pendidikan
• Gelar sarjana di bidang administrasi bisnis, Manajemen, atau bidang terkait

Silakan rujuk ke deskripsi pekerjaan.