Deskripsi Pekerjaan

Seorang spesialis pengadaan yang akan mendukung aktivitas pengadaan sehari-hari kami yang terus berkembang, termasuk memproses faktur, merekonsiliasi

pesanan pembelian, dan berkolaborasi dengan departemen keuangan untuk memastikan catatan keuangan yang akurat. Kandidat ideal

akan memiliki kemampuan dalam penggunaan Netsuite sebagai persiapan untuk transisi potensial kami ke sistem ini.

• Mengelola proses pengadaan dari awal hingga akhir, termasuk sourcing, pemilihan pemasok, dan pemrosesan pesanan pembelian.
• Menjamin pemrosesan faktur yang tepat waktu dan akurat sesuai dengan ketentuan pembayaran yang disepakati.
• Menggunakan NetSuite dan Xero untuk melacak aktivitas pengadaan, memproses faktur, dan merekonsiliasi pesanan pembelian, tanda terima, dan faktur dengan catatan keuangan.
• Berkerja sama dengan departemen keuangan untuk merekonsiliasi faktur, melacak pengeluaran, dan menyelesaikan setiap ketidaksesuaian antara pesanan pembelian, tanda terima, dan faktur.
• Memelihara hubungan dengan pemasok, memastikan kepatuhan terhadap ketentuan kontrak dan menangani masalah faktur atau penagihan secara langsung.
• Memantau dan mengelola anggaran pengadaan untuk memastikan pengeluaran tetap dalam batas yang disetujui.
• Membantu dalam pengembangan dan pembaruan kebijakan dan prosedur pengadaan untuk memastikan keselarasan dengan standar perusahaan dan kontrol keuangan.
• Menyediakan laporan rutin mengenai aktivitas pengadaan dan kinerja keuangan kepada manajemen senior, menyoroti area untuk perbaikan.
• Tetap terinformasi tentang tren industri dan kinerja pemasok untuk memastikan proses pengadaan mengikuti praktik terbaik.
• Bekerja sama dengan tim internal (mis., Keuangan, Hukum, Operasi) untuk memastikan operasi pengadaan dan penagihan berjalan lancar.

Persyaratan Pekerjaan

Pendidikan & Sertifikasi:

• Gelar sarjana di bidang Administrasi Bisnis, Manajemen Rantai Pasokan, Keuangan, atau bidang terkait.

Pengalaman:

• 3-5 tahun pengalaman di bidang pengadaan, sourcing, atau manajemen rantai pasokan, dengan pengalaman langsung dalam mengelola proses pengadaan dari sourcing hingga penagihan.
• Pemahaman yang kuat tentang proses dan kebijakan pengadaan, dengan pengalaman bekerja dalam lingkungan tim lintas fungsi.
• Keterampilan Teknis:
• Kemampuan dalam menggunakan perangkat lunak pengadaan dan keuangan, khususnya NetSuite dan Xero, untuk mengelola aktivitas pengadaan, memproses faktur, dan merekonsiliasi catatan keuangan.
• Keterampilan Excel untuk analisis data dan pelaporan (mis., tabel pivot, VLOOKUP).
• Pengetahuan & Kompetensi:
• Pemahaman yang kuat tentang praktik terbaik pengadaan, manajemen hubungan pemasok, dan negosiasi kontrak.
• Pengetahuan yang solid tentang prinsip keuangan dan penganggaran untuk mengelola anggaran pengadaan dan memastikan kepatuhan.
• Kemampuan untuk merekonsiliasi pesanan pembelian, tanda terima, dan faktur, serta menyelesaikan ketidaksesuaian bekerja sama dengan tim keuangan.
• Pemahaman tentang kontrol keuangan dan kemampuan untuk mengembangkan serta memperbarui kebijakan dan prosedur pengadaan.
• Keterampilan Lunak:
• Kemampuan komunikasi dan interpersonal yang sangat baik untuk berkolaborasi dengan tim internal (Keuangan, Hukum, Operasi) dan memelihara hubungan dengan pemasok.
• Keterampilan organisasi dan manajemen waktu yang kuat, dengan kemampuan untuk mengelola beberapa tugas dan tenggat waktu secara efektif.
• Keterampilan pemecahan masalah dan analitis, dengan perhatian terhadap detail untuk memastikan akurasi catatan pengadaan dan keuangan.
• Atribut Tambahan:
• Kemampuan untuk bekerja secara mandiri maupun sebagai bagian dari tim.
• Keterampilan pelaporan dan presentasi yang kuat, dengan kemampuan untuk meringkas data kompleks untuk manajemen senior.
• Pengetahuan terkini tentang tren industri, kinerja pemasok, dan praktik terbaik yang berkembang dalam pengadaan.

Silakan merujuk pada deskripsi pekerjaan.