Kami sedang mencari seorang Associate Operasional / Administratif yang proaktif dan teliti untuk bergabung dengan tim Transfers kami secara remote. Peran ini sangat penting untuk operasional harian kami, memastikan koordinasi yang lancar antara tim internal, vendor pihak ketiga, dan pelanggan.

Kandidat yang ideal akan membantu dalam berbagai tugas operasional dan administratif, termasuk membuat dan memperbarui proposal pengembangan bisnis, mengelola proses penghapusan pelanggaran, memastikan kepatuhan dan dokumentasi yang proaktif, menangani proses tinjauan aplikasi perubahan, dan memfasilitasi komunikasi antara pemangku kepentingan. Pelatihan dan bimbingan / kolaborasi secara rutin akan diberikan oleh tim Produk Ops/Transfers.

Tanggung Jawab Utama:

• Membuat dan memperbarui proposal pengembangan bisnis dan jadwal harga sesuai arahan pemimpin tim.
• Mengkoordinasikan operasi bangunan internal, tim manajemen akun, dan vendor/pelanggan pihak ketiga untuk menyelesaikan pelanggaran atau mengatur kehadiran di sidang OATH.
• Menyusun dan memposting pembaruan dasbor harian serta laporan ad hoc/mingguan untuk pelanggan kami. Menanggapi pesan dan pertanyaan pelanggan dengan cepat.
• Memastikan semua dokumentasi diunggah dengan benar ke situs web kota untuk penghapusan pelanggaran. Pengalaman dengan Departemen Bangunan NYC, HPD NYC (Perumahan Pelestarian & Pengembangan), FDNY (Departemen Pemadam Kebakaran New York) atau lembaga serupa adalah nilai tambah.
• Memelihara dan memperbarui alat manajemen tugas, memastikan semua pemangku kepentingan internal terupdate dan berkolaborasi secara efektif dengan tujuan menutup tiket secepat mungkin.
• Mencari proposal dari vendor dan menyamakan tawaran serta penetapan harga.
• Mengelola item kepatuhan proaktif tahunan berdasarkan bangunan dengan merujuk pada kalender kami dan memastikan item disetujui dan diselesaikan dalam jangka waktu yang ditentukan.
• Memantau proses tinjauan aplikasi perubahan, memastikan kepatuhan terhadap aturan komunitas dan prosedur pemerintahan.
• Menaikkan isu kepada anggota tim yang sesuai sesuai kebutuhan.
• Menyusun laporan komprehensif sesuai kebutuhan.
• Menghubungi, mengirim email, dan mengirim pesan teks kepada vendor di New York City untuk mengatur pekerjaan, mendiskusikan detail lebih lanjut dan mengkoordinasikan akses.

• Pemahaman yang sangat baik tentang bahasa Inggris, baik lisan maupun tulisan.
• Nyaman melakukan panggilan kepada vendor di New York City.
• Perhatian terhadap detail dan tingkat akurasi yang tinggi.
• Kemampuan untuk bekerja secara mandiri maupun sebagai bagian dari tim.
• Sangat terorganisir dengan kemampuan untuk mengerjakan banyak tugas dan memprioritaskan dengan efektif.
• Pembelajar cepat dengan pendekatan proaktif terhadap pemecahan masalah.
• Pengalaman dengan Kepatuhan Bangunan atau Penghapusan Pelanggaran di New York City adalah nilai tambah.
• Pengalaman menggunakan Google Suite, khususnya Google Docs dan Sheets, serta familiaritas dengan alat manajemen tugas seperti ClickUp adalah nilai tambah.
• Pengalaman bekerja dengan atau di perusahaan Manajemen Properti yang berbasis di Amerika Serikat adalah nilai tambah.