Administrativo

• Gerenciar calendários e garantir que todas as atividades e marcas estejam atualizadas
• Organizar reuniões, conferências e outras atividades internas e externas; reservar salas de conferência e locais; e coordenar com todas as partes envolvidas
• Planejar e preparar todas as necessidades relacionadas a viagens (ou seja, voos / trens, hotéis, carros, itinerário, etc.)
• Planejar e organizar o fluxo de trabalho para cumprir os prazos estabelecidos a fim de atender os prazos
• Criar e manter informações de contato e listas de distribuição de e-mail
• Ligar para grupos de suporte empresarial em nome das alocações das partes interessadas
• Executar projetos atribuídos de forma eficaz e pontual
• Apoiar na gestão de despesas
• Gerenciar quaisquer outras funções conforme razoavelmente solicitado por todas as alocações das partes interessadas e equipes de liderança de serviços

Comunicação

• Atender chamadas em nome da alocação, respondendo conforme apropriado e/ou garantindo que todas as mensagens sejam repassadas de forma oportuna
• Redigir ou revisar cartas, memorandos, relatórios, e-mails, etc., no estilo e formato adequados da Empresa; revisar e editar o conteúdo e a correspondência para corrigir gramática, ortografia e pontuação; produzir e transcrever dictação
• Apoiar em projetos e arranjos de logística que estão sendo liderados pelas alocações por meio de coordenação interna/externa com diversos grupos
• Planejar e organizar o fluxo de trabalho para cumprir os prazos estabelecidos por solicitação/alocação, para garantir que os prazos sejam cumpridos
• Priorizar, gerenciar várias atribuições e comunicar o status e o progresso das atribuições em tempo hábil
• Usar sistemas eficazes para garantir que tanto tarefas de curto quanto de longo prazo sejam concluídas dentro dos prazos exigidos

Gestão de Relacionamento

• Utilizar bom julgamento em todos os momentos; fazer perguntas de acompanhamento se as instruções não estiverem claras, comunicar feedback, preocupações, problemas e soluções de maneira eficiente
• Mostrar excelente atenção aos detalhes e ter um conhecimento profundo dos procedimentos e recursos do departamento e da Firma, e manter e utilizar esses recursos
• Garantir que todas as informações restritas, assuntos, questões e efeitos pessoais de todas as alocações sejam tratados com a máxima confidencialidade
• Fomentar boas relações com outros membros da equipe e na Firma

Qualificações

• É necessário um diploma de Bacharel ou de associado. Diploma pós-bacharelado e/ou um mestrado é vantajoso, mas não obrigatório.
• Pelo menos um ano de experiência de trabalho relevante como Assistente Remoto / Executivo / Administrativo com exposição a um grande escritório de advocacia internacional ou uma organização equivalente.

Requisitos Essenciais para o Trabalho

• Excelentes habilidades de comunicação escrita e oral
• Conhecimento intermediário de Microsoft Word, Outlook, Excel, PowerPoint
• Excelentes habilidades interpessoais com a capacidade de equilibrar ser um colaborador individual e um jogador de equipe
• Confiável na gestão e manuseio de questões e informações confidenciais
• Possui uma abordagem positiva para a gestão diária de tarefas e pode rapidamente construir confiança, respeito e credibilidade com os outros
• Consegue manter a calma sob pressão e trabalhar com prazos apertados
• Orientado para detalhes e soluções com um forte senso de urgência para resolver desafios proativamente
• Excelentes habilidades de organização e coordenação; confortável em gerenciar prioridades de várias partes
• Excelente maneira de telefone e conhecimento competente do sistema telefônico
• Fortes capacidades de gestão de agendamento e acompanhamento consistente
• Jogador de equipe proativo
• Conhecimento de Microsoft Visio e SharePoint é uma vantagem
• Experiência legal é uma vantagem

Consulte a descrição do trabalho.