• Techzu是一家正在成长的软件和人工智能公司，帮助新加坡中小企业通过网站、电子商务平台、定制软件和自动化工具实现数字化。我们工作迅速、精简，专注于构建能够带来结果的系统。

• 我们正在招聘一位高度资源ful、独立且以解决方案为导向的执行助理与运营协调员，以直接支持董事总经理（MD）。该角色将通过管理日常运营、改善内部系统、处理项目协调和确保团队之间的一致跟进，帮助释放董事总经理的时间。

角色概述

• 这是一个至关重要的角色，适合那些不仅仅接受指令的人，他们能未雨绸缪，提前解决问题，并积极帮助企业每天顺利运转。您将负责行政、人力资源、财务跟踪、内部报告、基本研究和协调任务。您还将被信任提出建议、解决障碍，并独立解决问题——不仅仅是完成检查清单。

主要责任

行政运营与内部协调

• 创建并维护公司内部文档的内联网网站
• 与常务董事合作，记录和管理各部门的标准操作程序（SOP）
• 组织和管理内部文件夹、模板和文档
• 协调和管理合同及协议文档（保密协议、项目协议等）
• 维护全公司任务跟踪器，并跟进分配的事项

人力资源支持

• 发布招聘信息，安排面试，并协助新员工入职
• 跟踪团队绩效并维护绩效仪表盘
• 共同开发和管理公司的绩效考评系统
• 跟踪和记录请假、生日、合同条款和人力资源记录
• 准备人力资源文件，如雇佣信、试用期确认函和辞职接受或清算信

轻度财务与簿记

• 准备和管理定期发票
• 跟踪和跟进逾期付款
• 根据提供的数据跟踪团队佣金
• 上传和分类收据
• 与会计协调，以维护财务文件

项目与状态报告

• 跟踪跨部门内部和客户项目的进展
• 与团队成员跟进进度更新和截止日期
• 为常务董事准备每周项目更新报告，包括障碍和待办事项
• 向团队发送待办任务和截止日期的提醒

执行与会议支持

• 准备议程并协调会议后勤
• 在会议期间记录笔记并跟踪后续行动
• 维护每周摘要报告，列出正在推进的事项、遇到障碍的事项和需要常务董事审核的事项
• 主动跟进团队中未解决的行动项

电子邮件、日历与提案支持

• 使用筛选器和结构化标签整理和分类常务董事的收件箱
• 使用标准模板回复非敏感电子邮件
• 安排会议，确认出席情况并发送提醒
• 使用现有模板格式化并发送商业提案

研究与开发支持

• 进行关于竞争对手、市场趋势、用户体验/用户界面模式和工具的研究
• 组织产品构想和常务董事的灵感
• 总结研究结果并创建简单的内部研究文件
• 维护一个包含参考资料和示例的研发文献库

销售与业务发展支持

• 准备和更新客户服务协议
• 定制和组织销售展示文稿或产品演示
• 维护一个更新的销售资料、案例研究和PSG文档的文件夹
• 协助准备新客户或提案的材料

要求

• 优秀的英语书面和口头表达能力
• 至少2年的行政、运营或执行助理经验
• 具有极强的资源整合能力和解决方案导向——你不仅问问题，还能找到答案
• 强大的批判性思维和独立判断能力——你知道何时行动以及何时升级问题
• 有良好的跟进记录、责任感和注重细节的能力
• 熟练使用Google Workspace（文档、表格、幻灯片、云盘、Gmail、日历）
• 能够管理多个动态任务，并保持他人按计划进行
• 高度组织、主动，并且在压力下保持冷静

附加条件（优先考虑）

• 具有簿记经验
• 支持创始人或领导团队的经验
• 曾在技术或服务型公司工作经验

工作时间

• 全职
• 12天的年假
• 遵循新加坡公共假期
• 每日需与常务董事进行签到